La Ejecución del Plan Estratégico – Parte 1

Frecuentemente me refiero a la importancia para lograr el éxito en una organización de tener un Plan Estratégico claro y simple que todos puedan comprender y, de cómo elaborarlo. Ahora, vamos a ver cómo asegurar la adecuada ejecución del Plan Estratégico.

A“Sin estrategia, la ejecución es ir sin rumbo. Sin ejecución, la estrategia es inútil”.

Morris Chang CEO Taiwan Semiconductor Manufacturing Company

Este es un tema fundamental, porque varios estudios, incluyendo uno de la reconocida firma de consultoría Bain & Co., indican que alrededor del 85% DE LAS ORGANIZACIONES REPORTE QUE NO LOGRA EJECUTAR su Plan Estratégico satisfactoriamente. Adicionalmente, este estudio de Bain indica que, de éstas, el 80% dice que este pobre desempeño SE DEBE A RAZONES INTERNAS. Es decir, no son problemas con los clientes, la competencia, las regulaciones, las máquinas, etc. Es por falta de capacidad de ejecución de los equipos humanos.

Pero ¿POR QUÉ NO LOGRAMOS EJECUTAR SATISFACTORIAMENTE? Según la metodología de “Las 4 Disciplinas de la Ejecución” de Franklyn Covey, hay cuatro razones principales:

1.- NO SE CONOCE LA META: he podido comprobar esto en muchas organizaciones; las personas en posiciones de liderazgo no han comunicado adecuadamente y/o no han le han formalizado a cada persona sus metas. Lo que debes hacer es simple: cada persona de la organización debe tener fijadas formalmente (por escrito) sus metas para el período de gestión. Este puede ser mensual, trimestral, semestral o anual, según lo que convenga a la dinámica del negocio y al puesto de cada persona. Las metas se deben limitar a 5, pero es mejor que solo sean 3. Cada meta debe ser SMART: S – Simple, M – Medible, A – Alcanzable (y retadora), R – Del área de Responsabilidad de la persona, T – Con un tiempo establecido. Por ejemplo: Reducir el costo de producción del año en 10% respecto al 2017 para el 31 de diciembre del 2018.

2.- NO SE SABE QUÉ HACER PARA LOGRAR LA META: las personas no tienen claridad en las acciones que deben tomar para lograr la meta. Este es un reto un poco más complejo. Lo que deseamos es asignar metas a las personas y sean éstas las que desarrollen los planes de acción para lograrlas. Es lo que llamamos “delegar responsabilidades” en lugar de tareas. Aún así, es importante que estas personas desarrollen sus planes de acción y los debatan con el resto del equipo y con sus jefes, para tener acuerdos sobre lo que se debe hacer.

3.- NO SE LLEVA UNA ANOTACIÓN: ¿se imaginan jugar o ver algún deporte sin conocer la puntuación (el “score”)? ¡Claro que no! Aún así, en muchas organizaciones, las personas no saben cómo va la puntuación. Cada equipo de trabajo debe crear un “Tablero de Anotación” (reportes) claro, simple y visible para todos, que indique cómo van respecto a sus metas. Según el caso, estos reportes se deben actualizar diaria o semanalmente.

4.- NO HAY RENDICIÓN DE CUENTAS: a las personas no se les pide que reporten periódica y sistemáticamente sobre los avances en los planes y en el logro de las metas establecidas. Con frecuencia, tampoco se les exige el cumplimiento de los planes y metas. Para la rendición de cuentas, se debe establecer un esquema de reuniones muy estructuradas y efectivas: Y lo más importantes, las personas en posiciones de liderazgo deben ser exigentes en cuanto a la ejecución de los planes y el logro de las metas.

EL SISTEMA DE EJECUCIÓN

Las organizaciones exitosas ponen mucho énfasis en una ejecución rigurosa y sistemática de su estrategia. Para lograrlo se requiere de una metodología de trabajo, lo que yo llamo el Sistema de Ejecución. Esto es un proceso altamente organizado (no un “software”) que minimiza o elimina las fallas en la ejecución. Mi metodología de ejecución favorita es “Las 4 Disciplinas de la Ejecución” de Franklin Covey. Hay otras igual de buenas como las de: Gazelles, o la de Kaplan & Norton. Por otro lado, hay una metodología que considero complementaria a estas, ayudando a los individuos en la realización de sus tareas, y es la de “Getting Things Done” (GTD) de David Allen (no tengo relación con ninguna de estas empresas). Estas metodologías de ejecución se fundamentan en un esquema de reuniones altamente estructuradas y efectivas. Las que me han dado buen resultado son:

A.- REUNIÓN OPERATIVA DIARIA (O POR TURNOS): revisión de temas operativos que puedan impactar la producción, despacho o entrega del servicio diario (o del próximo turno). Se deben revisar temas como:
¿Qué va a pasar en las próximas 24 hrs.?
¿Qué nos impide atender a nuestros clientes en las próximas 24 hrs.?
¿Cómo están los indicadores clave (KPI’s)?
¿Cuáles son los bloqueos?

Esta es una reunión muy rápida. Debe ser de máximo 20 minutos, y se sugiere que sea de pie. Un buen ejemplo de esta reunión es la que se lleva en los restaurantes antes de cada turno o servicio de comida. Ahí, se reúnen el capitán, el chef, los cocineros y los meseros. Revisan qué platos especiales se deben ofrecer, qué platos no, qué ofertas tienen, el estatus de las reservaciones, etc. Son temas operativos.

No sugiero esta reunión para altos niveles gerenciales, ya que no me ha dado buen resultado.

En la próxima columna escribiré sobre la Sesión Semanal de Ejecución, que es la reunión más importante del Sistema de Ejecución, y sobre la Reunión Mensual de Resultados. ¡Prueben la Reunión Operativa Diaria y me cuentan!